明确名称与部位
评价制备物前，记录科学名称、相关异名、部位与来源批号。一个俗名可能指多种植物材料。叶、根、果实和种子并非无关紧要的行政信息，而是不同的起始材料。应保留原始记录，不要用“草本复合物”这样的宽泛营销类别代替。
采用适合加工状态的方法
WHO介绍了植物材料的鉴别和质量检查。提取物可能不再保留完整药材用于鉴别的形态特征，因此检测计划必须考虑加工状态。应询问原料如何鉴定，以及采用何种化学比较或其他适宜方法支持提取物鉴别；本页不假设存在通用鉴别方法。
把文件关联到批次
供应商规格、工艺摘要与检测报告应一致识别材料，并关联可追溯批次。批准前，应调查植物名称、部位或批号不一致的问题。可追溯性使调查成为可能，但本身不能说明已检测所有污染物，也不能说明成品用途已经获准。
来料复核
放行前确认批次标签、交付文件及实验室样品对应同一材料。任何身份不一致都应先调查，不要仅凭外观或气味判断可以替代。